Các startup hiện nay đang đối diện với nhiều thách thức lớn, trong đó quản lý tài chính là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu. Để tồn tại và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, các nhà sáng lập và đội ngũ quản lý của startup cần phải nắm vững các bí quyết quản lý tài chính. Bài viết dưới đây của Rajamo sẽ trình bày chi tiết về những chiến lược, phương pháp và bí quyết quản lý tài chính doanh nghiệp dành riêng cho các startup.
Lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp ban đầu
- Xác định nguồn vốn khởi nghiệp: Một trong những yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất mà bất kỳ startup nào cũng phải xem xét là nguồn vốn khởi nghiệp. Để xác định được nguồn vốn cần thiết, các nhà sáng lập phải dự trù các chi phí cho ít nhất 12-24 tháng đầu tiên, bao gồm chi phí thuê văn phòng, mua sắm thiết bị, trả lương nhân viên, và các chi phí vận hành khác. Nguồn vốn này có thể đến từ vốn tự có, vay từ ngân hàng, hay từ các nhà đầu tư thiên thần. Ví dụ, một startup công nghệ có thể cần từ vài tỷ đồng đến vài chục tỷ đồng, tùy vào phạm vi và mục tiêu kinh doanh. Việc xác định rõ ràng nguồn vốn sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hụt tài chính trong giai đoạn khởi đầu.
- Lên kế hoạch chi tiết cho các chi phí: Sau khi xác định được nguồn vốn, bước tiếp theo là lập kế hoạch chi tiết cho các chi phí. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì kiểm soát chi tiêu mà còn giúp các nhà quản lý nhận biết được những khoản chi phí nào là cần thiết và có thể cắt giảm. Một kế hoạch chi tiết nên bao gồm các khoản chi phí cố định như thuê văn phòng, lương nhân viên, và các chi phí biến đổi như quảng cáo, chi phí vận hành hàng ngày. Ví dụ, một startup thương mại điện tử có thể phân bổ ngân sách cho chi phí quảng cáo trên Google Ads và Facebook Marketing, đồng thời theo dõi hiệu quả từ từng kênh để đưa ra các điều chỉnh kịp thời.
- Dự phòng rủi ro tài chính: Rủi ro là yếu tố khó tránh khỏi trong quá trình phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các startup thường đối diện với nhiều rủi ro về tài chính, bao gồm rủi ro về doanh thu không đạt kỳ vọng, chi phí cao hơn dự tính, hay rủi ro về thanh khoản. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần dự phòng một khoản ngân sách dự phòng đủ lớn để trang trải các chi phí đột xuất. Một ví dụ cụ thể là trong thời kỳ đại dịch COVID-19, nhiều doanh nghiệp đã gặp khủng hoảng về tài chính và nếu không có ngân sách dự phòng, họ đã khó mà trụ lại được trên thị trường.
Quản lý doanh thu và lợi nhuận
- Tăng trưởng doanh thu ổn định: Để đạt được sự bền vững, các startup cần xây dựng chiến lược tăng trưởng doanh thu ổn định. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có một mô hình kinh doanh rõ ràng và phù hợp với thị trường mục tiêu. Mỗi ngành nghề khác nhau sẽ có những chiến lược tăng trưởng khác nhau. Chẳng hạn, một startup trong ngành công nghệ phần mềm có thể tập trung vào việc mở rộng khách hàng thông qua các gói dịch vụ đăng ký hàng tháng, trong khi một doanh nghiệp bán lẻ có thể tập trung vào việc tăng cường trải nghiệm mua sắm trực tuyến và quảng cáo. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các chỉ số kinh doanh để đảm bảo rằng mọi hoạt động đều hướng tới mục tiêu tăng trưởng doanh thu.
- Kiểm soát chi phí hiệu quả: Kiểm soát chi phí là nhiệm vụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận. Những chi phí không cần thiết cần được cắt giảm, trong khi các khoản chi cần thiết phải được quản lý một cách hiệu quả. Ví dụ, thay vì thuê một văn phòng lớn ngay từ đầu, các startup có thể bắt đầu với một không gian làm việc chung (co-working space) để tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý chi phí cũng giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiêu một cách chính xác và nhanh chóng. Một ví dụ cụ thể là sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình ghi nhận và báo cáo chi phí, từ đó giảm thiểu sai sót do con người gây ra.
Quản lý ngân sách và dòng tiền
- Xây dựng ngân sách thường xuyên: Xây dựng ngân sách là công việc không thể thiếu trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Một ngân sách hợp lý giúp doanh nghiệp dự trù được các khoản chi tiêu và đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh không vượt quá khả năng tài chính. Các startup nên xây dựng ngân sách hàng quý hoặc hàng tháng, điều này giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh kế hoạch chi tiêu theo tình hình thực tế. Chẳng hạn, nếu nhận thấy chi phí quảng cáo trong một tháng gia tăng đột ngột mà không đem lại doanh thu tương xứng, doanh nghiệp cần phải ngay lập tức điều chỉnh lại chiến lược marketing để tránh lãng phí.
- Quản lý dòng tiền hiệu quả: Quản lý dòng tiền là yếu tố quyết định sự sống còn của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là các startup. Một dòng tiền dương giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động và phát triển, trong khi dòng tiền âm cảnh báo các vấn đề về thanh khoản. Để quản lý dòng tiền hiệu quả, startup cần kiểm soát chặt chẽ các khoản thu và chi, đồng thời lập kế hoạch dòng tiền hàng tuần hoặc hàng tháng.
- Sử dụng công cụ và phần mềm hỗ trợ: Hiện nay, có rất nhiều công cụ và phần mềm hỗ trợ quản lý ngân sách và dòng tiền dành riêng cho các doanh nghiệp. Chẳng hạn, phần mềm Xero giúp doanh nghiệp quản lý kế toán, ngân sách và dòng tiền một cách tổng thể. Không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận các giao dịch tài chính, Xero còn cung cấp các báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình quản lý tài chính.
Tối ưu hóa vốn vận hành
- Sử dụng vốn hiệu quả: Việc sử dụng vốn hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của các startup. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tận dụng tốt nguồn lực hiện có mà còn tránh được tình trạng lãng phí. Muốn sử dụng vốn hiệu quả, nhà quản lý cần phải lập kế hoạch chi tiết cho từng khoản đầu tư, đảm bảo rằng mỗi đồng vốn bỏ ra đều mang lại giá trị tối đa.
- Quản lý hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất và bán lẻ. Hàng tồn kho quá nhiều sẽ tăng chi phí lưu kho và lãng phí vốn, trong khi hàng tồn kho quá ít có thể dẫn đến việc không đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng. Các startup cần áp dụng các kỹ thuật quản lý tồn kho hiện đại như phương pháp Just In Time (JIT) để giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa vốn.
Đo lường và phân tích tài chính
- Sử dụng các chỉ số tài chính: Sử dụng các chỉ số tài chính là cách tốt nhất để đo lường hiệu quả hoạt động và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Các chỉ số quan trọng bao gồm Doanh thu thuần (Net Revenue), Lợi nhuận gộp (Gross Profit), Lợi nhuận ròng (Net Profit), ROA (Return on Assets), và ROE (Return on Equity). Mỗi chỉ số này cung cấp một góc nhìn khác nhau về tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Phân tích tài chính định kỳ: Phân tích tài chính định kỳ giúp doanh nghiệp không chỉ nhìn nhận lại hiệu quả hoạt động mà còn phát hiện ra những sai sót hay điểm yếu cần cải thiện. Báo cáo tài chính hàng quý hoặc hàng năm không chỉ nên dừng lại ở việc tổng hợp các số liệu mà cần đi sâu vào phân tích các yếu tố ảnh hưởng. Ví dụ, nếu doanh thu giảm trong quý gần nhất, cần xem xét kỹ lưỡng lý do: do thị trường giảm nhu cầu, chi phí marketing tăng nhưng không hiệu quả, hay do cạnh tranh gia tăng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm ra các giải pháp phù hợp để khắc phục.
- Sử dụng báo cáo quản lý: Báo cáo quản lý là công cụ hữu ích giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định thông suốt và kịp thời. Khác với báo cáo tài chính, báo cáo quản lý không nhất thiết phải theo chuẩn mực kế toán mà cần trình bày rõ ràng, dễ hiểu những thông số quan trọng nhất phục vụ cho quyết định quản trị.
Kết luận
Quản lý tài chính doanh nghiệp là một yếu tố quyết định sự thành bại của các startup. Từ việc lập kế hoạch phân tích cổ phiếu và tài chính chi tiết, quản lý doanh thu và lợi nhuận, điều hành ngân sách và dòng tiền, tối ưu hóa vốn vận hành, cho đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tài chính lành mạnh, mỗi bước đi đều đòi hỏi sự cẩn trọng và chiến lược thông minh.
